Teamplattform für die Neugestaltung des Berner Bahnhofplatzes
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Die Teamplattform ist seit 2003 in Betrieb. Rund 50 Benutzer koordinieren die Projektarbeit auf der 4teamwork Plattform.
Bei der Neugestaltung des Bahnhofplatzes sind sehr viele verschiedene Parteien beteiligt. Die 4teamwork Plattform sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss unter den Projektmitarbeitenden. Durch das gemeinsam geführte Archiv entsteht eine Umfassende Dokumentation des Projektfortschritts, welche auch der Bauherrschaft jederzeit einen Überblick über den Projektstand gewährt.
Hans-Peter Wyss, Stadtingenieur Bern
Der KundeDas Tiefbauamt der Stadt Bern versteht sich als moderner, kundenorientierter Dienstleistungsbetrieb. Zeitgerecht und kompetent erfüllt es seine Aufgaben zu Gunsten der Allgemeinheit. Partnerschaftlich arbeitet es mit privaten Firmen und öffentlichen Institutionen zusammen – stets auf Qualität und den sorgsamen Umgang mit den ihm anvertrauten Betriebsmitteln und Infrastrukturanlagen bedacht. ProblemstellungBei der Neugestaltung des Bahnhofplatzes sind Dutzende von Behörden, Ingenieurbüros, Vereinigungen und Fachstellen beteiligt. Um den Informationsfluss zu optimieren, soll eine internetbasierte Teamplattform entwickelt werden, welche in erster Linie als digitales Archiv und zentrales Ablagesystem genutzt wird. Die Lösung mit bau4teamworkIn Zusammenarbeit mit der Gesamtprojektleitung wurde die Struktur des Ablagesystems erarbeitet. bau4teamwork diente als Basis und wurde für den Kunden angepasst und erweitert. Dabei lagen die Schwerpunkte auf einer einfachen Benutzerführung und einer übersichtliche Strukturierung. Um eine einheitliche Bezeichnung der Dateien zu erreichen, wurde ein neues Modul Das Projektjournal zeigt alle wichtigen Dokumente nach Erstellungsdatum sortiert. Projektleiter können Dokumente und Digitalbilder in das Projektjournal eintragen. Mit dem Eintrag werden alle Projektbeteiligten per Email avisiert. Die Abwesenheitsplanung, die von allen Projektbeteiligten selbständig nachgeführt werden muss, unterstützt die Projektleitung bei der Planung von Sitzungsterminen und wichtigen Projektmeetings. Der KundennutzenDas Projektteam hat sich schnell an die Arbeitweise mit der Informationsplattform gewöhnt. Dokumente können auf einfachste Weise allen Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt werden. Der Eintrag ins Projektjournal und die dadurch ausgelöste E-Mail-Benachrichtigung aller Mitarbeitenden sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss. Durch die übersichtliche Strukturierung und die einfache Benutzerführung liess sich die Plattform mit einem minimalen Schulungsaufwand in Betrieb nehmen. Mit einer kurzen Präsentation im Projektteam sowie einer halbtägigen Schulung für die Projektleitung wurde die Extranetlösung dem Projektteam übergeben. Die Eckdaten des Projektes:
Kontaktpersonen: 4teamwork GmbH
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In der Rubrik 'Abwesenheitsplanung' tragen die die Projektbeteiligten längere Abwesenheiten wie Urlaub oder Ausbildung ein. Dies ermöglicht der Projektleitung eine effizientere Planung von Sitzungen und Projektterminen.
Digitalbilder können in Originalauflösung auf der Plattform gespeichert werden. Die Bildarchiv-Software berechnet automatisch die für die Webansicht benötigte Auflösung. Zu jedem Bild können Stichworte, Beschreibung und Erstellungsdatum gespeichert werden.
Auf der Startseite werden alle wichtigen Informationen zusammengefasst. Zudem wir immer ein aktuelles Titelbild präsentiert.
Die Sitzungsprotokolle werden chronologischer Reihenfolge abgelegt. Durch den Eintrag ins Projektjournal werden automatisch alle Projektbeteiligten per E-Mail avisiert.
Terminprogramme können in chronologischer Reihenfolge auf der Plattform abgelegt werden.
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